Adapun penjelasan dari alur pemakaian uang persediaan di atas :
1. Uang persediaan hanya digunakan untuk belanja barang dan jasa yang besarnya kurang dari Rp. 10.000.000,00. Selain itu menggunakan uang LS.
2. Apabila belanja menggunakan uang tunai maka uang persediaan wajib digeserkan dahulu menjadi tunai,realita: uang persediaan yang ada di bank ditarik secara tunai untuk belanja yang pembayarannya secara tunai. Adapun penggunaan di aplikasi:
PERGESERAN UANG BKU BEND PENGELUARAN (BANK) BELANJA (TUNAI) BKU BENDAHARA PENGELUARAN (BPK)
3. Jika belanja dengan pembayaran secara transfer (uang) maka penggunaan di aplikasi:
BELANJA (BANK) BKU BEND PENGELUARAN (BPK)
4. Alur no.3 dan 4 wajib dilakukan setiap kali selesai belanja.
5. Sisa uang persediaan bila tersisa 70% dari uang persediaan maka bendahara wajib membuat SPJ atas penggunaan uang persediaan. Adapun penggunaan di aplikasi:
PERTANGGUNGJAWABAN UP/GU/TU PENGAJUAN & PERSETUJUAN SPP GU
6. Tahapan selanjutnya pengajuan SPP-GU setelah pembuatan SPJ. Alur yang sama juga digunakan dalam penggunaan proses TU (Tambah Uang). Hanya saja SPJ dan pengembalian uang atas penggunaan belanja TU wajib dilakukan maksimal 1 bulan setelah tanggal SP2D.
7. Pajak dari belanja dari proses UP/TU penggunaan di aplikasi:
PAJAK PUNGUT (PAJAK) -----> BKU BEND PENGELUARAN
PAJAK SETOR (PAJAK) ------> BKU BEND PENGELUARAN
